Datenschutzerklärung

Allgemeines zur Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten gemäß den Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), ausschließlich zum Zweck der Vertragsabwicklung, Kommunikation sowie zur Bereitstellung dieser Website.

Die rein informative Nutzung unserer Website ist grundsätzlich ohne direkte Angabe personenbezogener Daten möglich. Beim Besuch unserer Website werden jedoch automatisch bestimmte technische Daten (wie Ihre IP-Adresse, Browserinformationen und die aufgerufene Seite) von unserem Hosting-Anbieter erfasst. Diese Verarbeitung ist für den Betrieb und die Sicherheit der Website technisch notwendig.

Zweck der Verarbeitung

• Bereitstellung und technische Sicherheit der Website
• Vertragsanbahnung und -abwicklung (z. B. Setup-Buchung)
• Kommunikation mit Kunden
• Erfüllung gesetzlicher Dokumentationspflichten (Rechnungsstellung etc.)
• Webanalyse und Performance-Optimierung (Matomo)
• Abwicklung von Zahlungen über externe Anbieter

Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung erfolgt gemäß:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung),
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (gesetzliche Verpflichtungen),
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Analyse und Sicherheit)

Wenn Sie uns über ein Formular kontaktieren, Leistungen buchen oder das Kundenportal für den Support nutzen, verarbeiten wir die angegebenen Daten zur Beantwortung der Anfrage und zur möglichen Vertragserfüllung. Diese Daten werden ohne Ihre ausdrückliche Zustimmung nicht an Dritte weitergegeben.

Unsere E-Mails können sogenannte Tracking-Pixel enthalten, die es uns ermöglichen, zu erkennen, ob eine E-Mail geöffnet oder ein Link geklickt wurde. Diese Auswertung erfolgt zur Verbesserung unserer Inhalte und nur, wenn Sie dem Erhalt unserer E-Mails zuvor ausdrücklich zugestimmt haben.

Wir verarbeiten die folgenden Daten:

• Firmenname, Ansprechpartner, E-Mail-Adresse, Telefonnummer
• Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• Zahlungsinformationen (je nach Zahlungsanbieter)
• Inhalt Ihrer Anfragen und Korrespondenz
• technische Daten wie IP-Adresse, Browser, Referrer

E-Mail-Marketing mit Klaviyo

Wir verwenden den Dienst Klaviyo des Anbieters Klaviyo Inc., 125 Summer St, Floor 6, Boston, MA 02111, USA zur Analyse des Nutzerverhaltens, zur Personalisierung von Inhalten und zur Optimierung unserer E-Mail-Kommunikation.

Klaviyo setzt Cookies ein, um Besucher der Website wiederzuerkennen, deren Verhalten zu analysieren und Inhalte zielgerichtet auszuspielen. Wir haben die „erweiterte Identifizierung“ aktiviert. Dadurch können Informationen wie IP-Adresse, E-Mail-Adresse, Browsertyp und besuchte Seiten verknüpft und dauerhaft gespeichert werden.

Diese Datenverarbeitung erfolgt ausschließlich auf Grundlage Ihrer ausdrücklichen Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, die über das Cookie-Banner eingeholt wird. Die Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Das auf dieser Website eingebundene Formular von Klaviyo dient der Kontaktaufnahme. Wenn Sie im Rahmen eines Formulars ausdrücklich zugestimmt haben, können wir Ihre E-Mail-Adresse außerdem verwenden, um Ihnen weiterführende Inhalte, Empfehlungen, Tipps oder Angebote zu unseren Dienstleistungen per E-Mail zuzusenden. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, die Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen können (siehe „Widerruf und Abmeldung“).

Dabei wird das Tracking von Klaviyo deaktiviert, sodass keine personenbezogenen Nutzungsdaten oder Cookies gesetzt werden, solange keine Einwilligung in Marketing-Cookies erfolgt ist. Nach erfolgter Einwilligung kann Klaviyo Daten zur Reichweitenanalyse und Profilerstellung verarbeiten.

Wir haben mit Klaviyo einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen. Klaviyo ist darüber hinaus nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert und verwendet Standardvertragsklauseln (SCC) zur Absicherung etwaiger Datenübermittlungen in die USA.

Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von Klaviyo: https://www.klaviyo.com/legal/privacy

Tally.so

Für bestimmte Formulare (z. B. zur Qualifizierung von Anfragen oder Durchführung unseres Quick Checks) nutzen wir den Dienst Tally.so, betrieben von Tally BV, Belgien. Tally stellt uns eine Plattform zur Verfügung, über die wir Online-Formulare erstellen und verwalten.

Die von Ihnen in Tally-Formularen eingegebenen Daten werden auf Servern innerhalb der Europäischen Union verarbeitet und anschließend in unser E-Mail-Marketing-System (Klaviyo) überführt. Wir haben mit Tally einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO) abgeschlossen.

Die Verarbeitung der Daten erfolgt ausschließlich zu dem Zweck, Ihre Anfrage zu bearbeiten, den Quick Check durchzuführen und Sie im Rahmen der vereinbarten Kommunikation zu kontaktieren. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung bzw. Anbahnung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an effizienter Organisation unseres Anfrageprozesses).

Make (Automatisierung von Prozessen)

Wir nutzen für die Automatisierung von Prozessen und die Verknüpfung verschiedener Anwendungen den Dienst Make, betrieben von Celonis Imgmt & Beta One, Inc., 5321 Great America Parkway, Santa Clara, CA 95054, USA, (bis 2022 als Integromat bekannt).

Wenn Sie beispielsweise ein Formular auf unserer Website ausfüllen oder eine andere Aktion auslösen, werden die von Ihnen eingegebenen Daten (z. B. Name, E-Mail-Adresse, Angaben zur Anfrage) über Make automatisiert an die nachfolgenden Systeme (z. B. unser CRM- oder E-Mail-Marketing-System) weitergeleitet und verarbeitet.

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer effizienten, fehlerfreien und automatisierten Verarbeitung).

Make verarbeitet Daten ausschließlich in unserem Auftrag (Art. 28 DSGVO). Ein Auftragsverarbeitungsvertrag (Data Processing Addendum, inkl. EU-Standardvertragsklauseln) wurde abgeschlossen. Die Übermittlung in die USA erfolgt auf Grundlage der Standardvertragsklauseln der EU-Kommission sowie weiterer technischer und organisatorischer Maßnahmen. Make ist darüber hinaus nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert.

Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von Make: https://www.make.com/en/privacy-notice

Widerruf und Abmeldung

Sie können Ihre Einwilligung zum Erhalt von E-Mails jederzeit widerrufen. Ein entsprechender Link zum Abmelden befindet sich in jeder E-Mail. Alternativ können Sie den Widerruf auch per E-Mail an datenschutz@omicron.plus.

Buchhaltungsdienst Fakturownia

Zur Abwicklung unserer Buchhaltung und Rechnungsstellung nutzen wir den Dienst Fakturownia, bereitgestellt durch Radgost sp. z o.o., ul. Juliana Smulikowskiego 6/8, 00-389 Warszawa, Polen.

Im Rahmen der Vertragserfüllung werden personenbezogene Daten (wie Name, Firma, Adresse, E-Mail-Adresse, USt-ID, Zahlungsdaten) an Fakturownia übermittelt und dort verarbeitet. Diese Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer effizienten Buchhaltung).

Mit dem Anbieter besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO. Die Verarbeitung findet ausschließlich in Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union statt. Weitere Informationen findest du in der Datenschutzerklärung von Fakturownia: https://fakturownia.pl/polityka-prywatnosci

ClickUp zur Aufgaben- und Projektverwaltung

Wir verwenden das Projektmanagement-Tool ClickUp, angeboten von ClickUp, Inc., 363 Fifth Ave, Suite 300, San Diego, CA 92101, USA, zur Organisation und Bearbeitung interner Aufgaben sowie zur Zusammenarbeit mit Kunden.

Im Rahmen der Nutzung können personenbezogene Daten verarbeitet werden, insbesondere Kontaktdaten (z. B. Name, E-Mail-Adresse), Kommunikationsinhalte sowie projektbezogene Informationen. Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich zur Organisation und Abwicklung unserer vertraglichen Leistungen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an einer effizienten Aufgabenverwaltung nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Hinweis zu Formularen: Falls wir Formulare über ClickUp bereitstellen, erfolgt die Verarbeitung der dort eingegebenen Daten auf Grundlage Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Die Einwilligung können Sie jederzeit widerrufen. Die Daten werden ausschließlich zur Bearbeitung Ihres Anliegens verwendet.

ClickUp verarbeitet die Daten in unserem Auftrag auf Basis eines Auftragsverarbeitungsvertrags gemäß Art. 28 DSGVO. Die Übermittlung personenbezogener Daten in die USA erfolgt auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO, die ClickUp mit uns abgeschlossen hat. Weitere Informationen finden Sie unter: https://clickup.com/trust/gdpr

Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten grundsätzlich nur so lange, wie es zur Erfüllung des jeweiligen Verarbeitungszwecks erforderlich ist. Nach Wegfall des Zwecks werden die Daten gelöscht, sofern dem keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Spezifische Löschfristen:

• Vertrags- und Geschäftsunterlagen: Daten aus Verträgen und der Buchhaltung (z. B. Rechnungen) speichern wir aufgrund handels- und steuerrechtlicher Vorgaben in der Regel 6 bis 10 Jahre nach dem Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument entstanden ist.
• E-Mail-Korrespondenz und Support-Anfragen (Tickets): Diese Daten speichern wir so lange, wie sie für die Bearbeitung Ihrer Anfragen und zur Abwicklung der Geschäftsbeziehung erforderlich sind. Die Löschung erfolgt spätestens drei Jahre nach der letzten Interaktion, es sei denn, die Daten sind aufgrund gesetzlicher Pflichten länger aufzubewahren oder für die Geltendmachung von Rechtsansprüchen notwendig.
• Webanalyse-Daten (Matomo): Die anonymisierten Daten zur Webanalyse werden zeitlich unbegrenzt gespeichert. Soweit Cookies zum Einsatz kommen, beträgt deren Speicherdauer maximal 13 Monate.
• Daten bei Widerruf: Bei Widerruf Ihrer Einwilligung werden die Daten unverzüglich gelöscht, sofern keine andere Rechtsgrundlage die weitere Speicherung rechtfertigt.

Zuständige Datenschutzaufsicht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Für Sie ist grundsätzlich die Behörde in Polen oder die in Ihrem Land zuständige Aufsichtsbehörde maßgeblich.

Zuständig für datenschutzrechtliche Beschwerden ist in Polen:
Urząd Ochrony Danych Osobowych (UODO)
ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa
Website: https://uodo.gov.pl

Für Kunden mit Wohnsitz oder Sitz in Deutschland ist zudem die folgende Aufsichtsbehörde zuständig, an die Sie sich bei Beschwerden wenden können:
Die Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (BfDI)
Graurheindorfer Str. 153
53117 Bonn
Website: https://www.bfdi.bund.de

Für Kunden mit Wohnsitz oder Sitz in Österreich ist die folgende Aufsichtsbehörde zuständig:
Österreichische Datenschutzbehörde (DSB)
Barichgasse 40-42
1030 Wien
Telefon: +43 1 52 152-0
E-Mail: dsb@dsb.gv.at
Website: https://www.dsb.gv.at